วันพุธที่ 22 มิถุนายน พ.ศ. 2554

การเริ่มต้นเลขหน้าใหม่ ใน Word2010

การจัดทำเอกสาร หลาย ๆ หน้า เรามักจะมีหน้าปก คำนำ สารบัญ และเนื้อหา หรืออย่างน้อย ก็มีปก และเนื้อหา ซึ่งจะเห็นว่า การเริ่มต้นหมายเลขหน้า จะมีระบบของแต่ละส่วนไม่เหมือนกัน เช่น หน้าปกไม่มีเลขหน้า หน้าสารบัญ มักจะเป็น ก ข ค และเลขหน้าจริง ๆ คือ หน้า 1 จะเริ่มทีเนื้อหา

หลายคนใช้การแบ่งไฟล์ออกเป็น ไฟล์ ๆ เช่น หน้าปก 1 ไฟล์ ไม่มีเลขหน้า คำนำ สารบัญ อีก 1 ไฟล์ และ เนื้อหาจริง ๆ อีก 1 ไฟล์

การกำหนดอย่างนี้ มีประโยชน์ที่แบ่งไฟล์ออกเป็นไฟล์ย่อย ๆ ทำให้ไฟล์แต่ละไฟล์มีขนาดไม่ใหญ่เกินไป

แต่ถ้างานเรามีไม่มาก และต้องการให้ทุกสิ่งทุกอย่างอยู่ในไฟล์เดียวกัน เช่น หน้าปก และเนื้อหา โดยที่หน้าปกไม่มีเลขหน้า และเนื้อหา ให้เริ่มต้นที่ หน้า 1

วิธีการคือ การคือการใช้การแบ่งส่วน (ไม่ใช่การแบ่งหน้า) การแบ่งส่วนจะทำให้เราสารมารถกำหนดหมายเลขหน้า และลักษณะของเลขหน้าได้ ว่า จะให้เป็น ก ข ค หรือ 1 2 3 และสามารถกำหนด หมายเลขหน้าเริ่มต้นได้อีกด้วย

ต่อไปนี้จะเป็นการสาธิตโดยใช้โปรแกม Word 2010

สมมติว่าไฟล์ มี 5 หน้า หน้าแรก เป็นหน้าปก ไม่มีหมายเลขหน้า หน้าที่2 เป็นเนื้อหา ให้มีหมายเลขหน้า เริ่มต้นที่ เลข 1 มีวิธีการดังนี้

1. คลิกที่หน้าเนื้อหา
2. บนริบบิ้น ไปที่กลุ่ม เค้าโครงหน้ากระดาษ > ตัวแบ่ง เลือก ตัวแบ่งส่วน และเลือกประเภทเป็น หน้าถัดไป เพราะเราต้องการให้ขึ้นหน้าใหม่


3. ไปที่กลุ่มแทรก > ท้ายกระดาษ และเลื่อนมาดูทางล่าง เพื่อเลือก แก้ไขท้ายกระดาษ
4. ที่แท็บออกแบบ คลิกปุ่มหมายเลขหน้า เพื่อคลี่ดู และเลือก จัดรูปแบบหมายเลขหน้า


5. จะมีหน้าจอ ให้เลือกรูปแบบ และหมายเลขเริ่มต้น ให้เลือกเริ่มต้นที่ 1


6. ขณะนี้จะยังไม่เห็นเลขหน้า ต้องไประบุตำแหน่งของเลขหน้าเสียก่อน โดยกลับไปคลิกที่ปุ่มหมายเลขหน้า และคลี่ลงมา และเลือกกำหนดบริเวณที่จะแสดงหมายเลขหน้า


7. จะเห็นว่า เนื้อหาเริ่มต้นที่หน้า 1 ให้คลิกปุ่มแดง เพื่อออกจากการแก้ไขท้ายกระดาษ กลับไปหน้าปกติ
8. ถ้ากลับไปดู หน้าปก จะเห็นว่ามีหมายเลขหน้า เป็นเลข 1 ด้วยเหมือนกัน
9. วิธีการเอาหมายเลขหน้าของหน้าปกออก ให้คลิกที่หน้าปกก่อน เพื่อระบุว่า สิ่งที่จะทำต่อไปนี้ เป็นการทำกับหน้าปก
10. บนแถบริบบิ้น ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ กลุ่ม ตั้งค่าหน้ากระดาษ และคลิกลูกศรที่มุมล่าง เพื่อเปิดหน้าจอการตั้งค่า


11. เลือกแถบเค้าโครง และคลิก ให้เกิดลูกศรที่ หน้าแรกต่างกัน เพื่อไม่ให้มีหมายเลขหน้าที่หน้าแรก


12. จะไม่เห็นเลขหน้าที่หน้าปก

วิธีการกำหนดหมายเลขหน้าใหม่ ก็มีเท่านี้

หลัก ๆ คือ ต้องกำหนด ตัวแบ่งส่วน หรือ Section Break เสียก่อน แล้วจึงกำหนดหมายเลขหน้า ตามต้องการ

ลองนำไปใช้ดูนะครับ มีประโยชน์มาก

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น