การแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล ไว้คนละเซลล์ ด้วย Excel VBA

ใน Excel ถ้าต้องการแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อจริง และนามสกุล ออกจากกัน ถ้าจะใช้สูตรที่มีในแผ่นงานของ Excel ก็ต้องสร้างเงื่อนไขจำนวนมาก ซึ่งไม่สะดวก เพราะคำนำหน้าชื่อของไทยมีจำนวนมาก เช่น นาย นาง ด.ช., ม.ล., ดร. เป็นต้น และถ้ายิ่งมีการใช้ยศทหาร ตำรวจด้วยแล้ว การตรวจสอบด้วยเงื่อนไขจากสูตร จะทำได้ไม่สะดวกเลย

อย่างนี้ จำเป็นต้องใช้ VBA ช่วย จะสามารถทำได้สะดวกมากกว่า อย่างไรก็ตาม ต้องมีเงื่อนไขว่า ชื่อและนามสกุลต้องเขียนแยกกัน โดยมีช่องว่าง เพราะใน VBA ข้างล่างนี้ ใช้ช่องว่างเป็นหลักในการแยกชื่อ และนามสกุล

ตัวอย่าง

ให้ท่านแยกคำนำหน้าชื่อ ชื่อ และนามสกุล จากข้อมูลข้างล่างนี้ ออกเป็นคนละเซลล์กัน

วิธีการ มีดังนี้

1. เปิดหน้าต่าง VBA ของ Excel โดยกดปุ่ม Alt + F11
2. ไปที่เมนู Insert > Module (แทรก > โมดูล)

3. คลิกที่ Module1 และพิมพ์โค้ดข้างล่างนี้
   
   Function getTitle(thisFullName As String) As String
   Dim Titles As Variant
   Dim myCount As Integer
   
   ' สร้างตัวแปร Array ชื่อ Titles เพื่อเก็บคำนำหน้าชื่อ สามารถเพิ่มได้อีกไม่จำกัด
   ' ต้องให้ นางสาว มาก่อน นาง มิฉะนั้นจะตรวจสอบนางสาวไม่ได้
   
   Titles = Array("นาย", "นางสาว", "นาง", "เด็กชาย", "ด.ช.", "ว่าที่ ร.ต.")
   For myCount = 0 To UBound(Titles)
       getTitle = Left(thisFullName, Len(Titles(myCount)))
         If Titles(myCount) = getTitle Then
           Exit Function
           Else
           getTitle = blank
         End If
   Next myCount
   End Function
   
   Function getFirstName(thisFullName As String) As String
   Dim thisTitle As String
   Dim firstName As String
   Dim spacePos As Integer
   thisTitle = getTitle(thisFullName)
   spacePos = InStr(thisFullName, " ")
   If spacePos = 0 Then 'ถ้าไม่มีช่องว่าง
       firstName = Trim(Mid(thisFullName, Len(thisTitle) + 1, Len(thisFullName) - Len(thisTitle)))
   Else
       firstName = Trim(Mid(thisFullName, Len(thisTitle) + 1, InStr(thisFullName, " ") - Len(thisTitle)))
   End If
   getFirstName = firstName
   End Function
   
   Function getLastName(thisFullName As String) As String
   Dim lastName As String
   Dim spacePos As Integer
   spacePos = nameAndTitle = InStr(thisFullName, " ")
   If spacePos = 0 Then 'ถ้าไม่มีช่องว่าง แสดงว่าไม่มีนามสกุล
       lastName = Trim(Mid(thisFullName, InStr(thisFullName, " "), Len(thisFullName)))
   Else
       lastName = blank
   End If
   getLastName = lastName
   End Function
4. บันทึกไว้ และกลับไปที่ Sheet ข้อมูล

จากโค้ดข้างบน มีการสร้างฟังก์ชัน 3 ฟังก์ชัน คือ

• getTitle() สำหรับแยกคำนำหน้าชื่อ การใช้งานถ้าจะให้สมบูรณ์ ต้องเพิ่มคำนำหน้าให้ครบ เช่น "เด็กหญิง", "ด.ญ.", "ม.ล." และอื่น ๆ ที่มีในข้อมูล เป็นต้น โดยทุกคำที่เพิ่ม ต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูดด้วย
• getFirstName() สำหรับแยกชื่อตัว 
• getLastName() สำหรับแยกนามสกุล

การเรียกใช้งาน

1. กลับไปที่ Sheet ข้อมูล
2. ที่เซลล์ D2 พิมพ์ =getTitle(B2) แล้วกด Ctrl + Enter เพื่อให้ส่วนที่เลือกอยู่ตำแหน่งเดิม
   
   
   
3. ลาก Fill handle ลงมาให้ถึงเซลล์ D4
   
   
   
   
4. ที่เซลล์ E2 พิมพ์ =getFirstName(B2) แล้วกด Ctrl + Enter
   
   
   
   
   
5. ดับเบิ้ลคลิกที่ Fill handle จะได้ชื่อครบทุกคน
6. ที่เซลล์ F2 พิมพ์ =getLastName(B2) แล้วกด Ctrl + Enter
   
   
   
   
   
7. ดับเบิ้ลคลิกที่ Fill handle จะได้นามสกุลครบทุกคน
   
   
   

การบันทึกไฟล์ Excle 2010 ต้องบันทึกเป็นไฟล์นามสกุล .xlsm เนื่องจากมีโค้ดอยู่ด้วย

เป็นอันเสร็จ ถ้ามีข้อมูลน้อย ๆ ก็ไม่มีปัญหา ถ้ามีข้อมูลเยอะ ๆ ต้องทำตามข้างบนนี้ จะสะดวกกว่ามาก