วันอังคารที่ 29 มกราคม พ.ศ. 2556

การตรวจสอบชื่อ ด้วย Excel

มีหลายครั้งที่เราต้องการตรวจสอบชื่อ ว่ามีอยู่ในรายชื่อ หรือรายการทั้งหมดหรือไม่ เช่นได้รับรายชื่่อมาชุดหนึ่ง และต้องการนำไปเปรียบเทียบกับรายชื่อที่มีอยู่แล้ว ต้องการทราบว่า รายชื่อที่ได้มา คนใดบ้างที่มีอยู่ในรายชื่อที่มีอยู่แล้ว คนใดบ้างที่เป็นคนใหม่เข้ามา เป็นต้น

ใน Excel ถ้าต้องการเปรียบเทียบในลักษณะนี้ เราใช้สูตร Countif() เพื่อให้นับอย่างมีเงื่อนไข ว่า คนชื่อนี้ มีในรายการหรือไม่ คือให้นับในรายการ ว่า มีคนนี้อยู่จำนวนเท่าไร ถ้าไม่มี จะคืนค่าเป็น 0 ถ้าพบว่ามีกี่คน ก็จะแสดงตัวเลขมาให้เห็น

โจทย์

ต้องการทราบว่า รายชื่อใน คอลัมน์ A มีชื่ออยู่ใน คอลัมน์ D หรือไม่

วิธีการ
  1. คลิกที่ช่อง B1
  2. พิมพ์ =countif(
  3. ใช้เมาส์คลิกที่ D1 แล้วลากให้ถึง D5 เพื่อกำหนดช่วงข้อมูลหลักที่จะนำรายชื่อไปเปรียบเทียบ ค้นหา จากนั้นให้กดปุ่ม F4 เพื่อล็อคช่วงข้อมูลช่วงนี้ เมื่อมีการใช้เมาส์ลากเพื่อคัดลอกสูตร ช่วงนี้จะได้ไม่เปลี่ยนแปลง จะสังเกตเห็นช่วงที่ระบุมีเครื่องหมาย $ เพิ่มเข้ามาเป็น $D$1:$D$5
  4. พิมพ์เครื่องหมายคอมม่า เพื่อระบุเงื่อนไข
  5. ใช้เมาส์คลิกที่ A1 เพื่อให้หาชื่อสมหมายในรายการคอลัมน์ D
  6. กดปุ่ม Enter
  7. จะเห็นว่า เป็นเลข 1 แสดงว่าพบ 1 คน ดังนั้น สมหมายจึงเป็นคนที่มีอยู่ในรายชื่อ
  8. ต่อไปเราจะหาคนที่ 2
  9. ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ช่อง B1
  10. คัดลอกสูตรนี้ โดยนำเมาส์ไปที่ปุ่มเติม (Fill handle) มุมล่างด้านขวา
  11. คลิกปุ่มนึ้ค้างไว้แล้วลากไปจนถึง B3 แล้วปล่อย
  12. จะได้ ดังภาพ
  13. เลข 0 แสดงว่า ไม่มีคนนี้ในรายชื่อที่กำหนด

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น