วันพฤหัสบดีที่ 6 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2557

การคัดลอกข้อมูลตาราง จาก PDF มายัง Excel 2010

บางครั้งเราต้องการคัดลอกข้อมูลตาราง จากไฟล์ PDF มายัง Excel เพื่อมาจัดการ คำนวณ หรือทำอะไรสักอย่าง ถ้าจะพิมพ์เข้ามาโอกาสผิดพลาดมีมากเหมือนกัน โดยเฉพาะยิ่งมีข้อมูลเยอะ ๆ โอกาสผิดพลาดมีได้ง่าย

ข้อจำกัด
ไฟล์ PDF สามารถกำหนดเงื่อนไขให้ผู้ใช้คัดลอก หรือจะห้ามก็ได้ ถ้าผู้สร้างไม่อนุญาตให้คัดลอก ก็จะไม่สามารถทำได้ ในกรณีที่เจ้าของไฟล์ PDF อนุญาตให้คัดลอกได้ จึงจะสามารถคัดลอกมายัง Excel ได้

หลักการ
คัดลอกข้อมูลตารางจากไฟล์ PDF แล้วมาวางใน Excel โดยใช้ ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ หรือ Text Import Wizard มิฉะนั้นข้อมูลจะไปรวมกันใน Cell เดียวกัน

วิธีการ
  1. เลือกข้อมูลที่ต้องการคัดลอกจาก PDF
  2. คลิกขวา แล้วเลือก Copy เพื่อคัดลอกสิ่งที่เลือก
  3. ไปที่โปรแกรม Excel คลิกเซลล์แรกที่ต้องการวางข้อมูล
  4. ไปที่ลูกศรสามเหลี่ยมใต้ข้อความ วาง จะเปิดเมนูตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกที่ ใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อความ
  5. จะเปิดหน้าจอตัวช่วย เนื่องจาก ข้อมูลจาก PDF จะคั่นด้วยช่องว่าง จึงไม่ต้องปรับอะไร คลิกปุ่ม เสร็จสิ้นได้ทันที
  6. ถ้าโปรแกรมจะถามว่าจะแทนที่ข้อมูลเดิมหรือไม่ น่าจะตอบว่าให้แทนนะครับ ถ้าไม่แทนที่ก็ไม่รู้ว่าจะมาคัดลอกทำไม แต่กรณีที่ระบุผิดที่ ก็มีโอกาสตอนนี้ที่จะยกเลิกและเลือกใหม่ 
  7.  เมื่อคลิก ตกลง ข้อมูลจะถูกแยกและนำมาไว้ใน Cell ของ Excel อย่างถูกต้อง
  8. ถ้าไม่ใช้ตัวช่วยการนำเข้าข้อความ ข้อมูลจะมากองไว้ในเซลล์เดียว ดังภาพข้างล่าง ซึ่งถ้าต้องการแยกข้อมูล ก็จะทำให้ต้องเสียเวลามาแยกข้อมูลอีกนานทีเดียว

  9. หรือแม้แต่ จะเลือกเซลล์หลายเซลล์เพื่อให้วางหลายเซลล์ ก็จะไม่สามารถทำได้ เพราะ การคัดลอกจาก PDF ข้อมูลในตารางจาก PDF จะเป็นข้อความจะเป็นชุดเดียวกัน แต่แยกกันด้วยช่องว่าง จึงต้องใช้ตัวช่วยในการจัดการ 
  10. ถ้าเลือกหลายเซลล์ โปรแกรมจะถาม 

  11. แม้ว่าจะคลิก ตกลง ข้อมูลก็จะมากองที่เดียวกัน เหมือนข้อ 10 เพราะฉะนั้นต้องใช้ตัวช่วยวางข้อความ จึงจะสามารถวางได้ถูกต้อง

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น