วันอังคารที่ 28 เมษายน พ.ศ. 2558

การกำหนดสีพื้น ใน Drop down list ของ Excel

บางครั้งเมื่อมีการให้เลือกข้อมูล จาก Drop down list ใน Excel เราต้องการแสดงสีพื้นของ Drop down list เพื่อให้เห็นชัดเจนว่า เซลล์ใดมีการแลือกข้อมูลแล้ว เซลล์ใดยังไม่มีการเลือก เช่น อาจจะกำหนดสีพื้นของเซลล์เป็นสีเทา แสดงว่ายังไม่มีการเลือกข้อมูล และเปลี่ยนสีพื้นเป็นสีขาว แสดงว่า มีการเลือกข้อมูล แล้ว ดังภาพข้างล่าง นี้


หลักการ
สร้าง Drop  down list แล้วจึงไปกำหนดลักษณะ การจัดรูปแบบของเซลล์แบบมีเงื่อนไข และสร้างกฎใหม่ เพื่อกำหนดสีพื้นตามเงื่อนไขที่ต้องการ

วิธีการ

การสร้าง drop down list

  1. สร้างรายการสำหรับเลือก ในตัวอย่างคือ ชื่อของคน
  2. กำหนดสีพื้นของบริเวณ ที่ต้องการสร้าง Drop down list เพื่อเลิอกชื่อคน ในตัวอย่าง คือบริเวณ D3:H8 และกำหนดสีพื้นเป็นสีเทา
  3. กำหนดเส้นขอบให้มีเส้นขอบล้อมรอบทั้ง 4 ด้าน
  4. จะได้ผล ดังภาพ
  5. คลิกเลือกเซลล์ D3 เพื่อกำหนดเป็น Drop down list
  6. ไปที่ ข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > 
  7. ในส่วน อนุญาต ให้เลือก รายการ และ ในส่วน แหล่งข้อมูล ให้ระบุช่วงที่เป็นข้อมูลให้เลือก คือ =$B$3:$B$6
  8. เมื่อคลิก ตกลง จะได้ Drop down list ดังภาพ
  9. ให้ทำทีละเซลล์ จนครบบริเวณที่ต้องการ
  10. ในตอนนี้ ถ้าเลือกชื่อจากรายการ จะเห็นว่า สีพื้นยังไม่มีการเปลี่ยนแปลง ดังภาพ



การกำหนดสีพื้น ของ Drop down list

  1. เลือกบริเวณที่เป็น drop down list ในตัวอย่างคือ D3:H8
  2. ไปที่เมนู หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > สร้างกฎ...
  3. เลือกชนิดกฎ: จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี และ และในส่วน จัดรูปแบบเฉพาะเซลล์ที่มี: เลือก ไม่ว่าง
  4. คลิก รูปแบบ
  5. ในหน้าจอ จัดรูปแบบ ให้เลือกแถบ การเติม และกำหนดสีตามต้องการ
  6. เมื่อมีการเลือก จะเห็นว่า มีการเปลี่ยนสีพื้น ตามที่กำหนด

เพิ่มเติม
ในกรณีที่ต้องการให้สีพื้นของแต่ละตัวเลือกไม่เหมือนกัน เช่น สมศักด์ เป็นสีเหลือง สมหมาย เป็นสีแดง เป็นต้น ในการกำหนดลักษณะของเซลล์ตามเงื่อนไข ให้สร้างกฎใหม่ ตามตัวเลือกแต่ละตัว โดยกำหนดให้สีพื้นของแต่ละตัวเลือก เป็นสีตามที่ต้องการ เช่น

เมื่อมีการเลือก จะได้ ดังภาพ

วันจันทร์ที่ 20 เมษายน พ.ศ. 2558

เทคนิค Excel 2010

วันนี้มี 2 เทคนิค คือ

  1. ปัญหาพิมพ์ตัวเลขในเซลล์ แล้วกลายเป็นทศนิยม
  2. ปัญหาจุดจับและลากในเซลล์ หายไป ทำให้ไม่สามารถลากได้
  3. ปัญหาขนาดของเซลล์ใหญ่เกินไป
การแก้ไข

พิมพ์ตัวเลขในเซลล์ แล้วกลายเป็นทศนิยม
  1. เมื่อพิมพ์ตัวเลขใน เซลล์ เช่น ตัวเลข 1
  2. พอกด Enter กลายเป็น .001
สาเหตุ มาจากการตั้งค่าให้ปรับเป็นเลขทศนิยม 

วิธีการแก้ปัญหา
  1. ไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก > ขั้นสูง
  2. คลิกเอาลูกศรหน้าข้อความ "แทรกจุดทศนิยมโดยอัตโนมัติ" ออกไป
  3. คลิก ตกลง 
  4. เมื่อพิมพ์ Excel จะไม่เปลี่ยนตัวเลขเป็นทศนิยม
จุดจับและลากในเซลล์ หายไป

โดยปกติ เมื่อคลิกเลือกเซลล์ จะมีจุดจับเติมให้สามารถลากเพื่อเติมโดยอัตโนมัติ หรือที่เรียกว่า Fill handle แต่บางครั้ง จุดจับเติมหายไป ดังภาพ

สาเหตุ มาจากการกำหนดให้ไม่ใช้จุดจับเติม 

วิธีการแก้ปัญหา
  1. ไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก > ขั้นสูง
  2. คลิกเลือก หน้าข้อความ "เปิดใช้งานจุดจับเติมและการลากแล้วปล่อยเซลล์"
  3. คลิก ตกลง
  4. เมื่อกลับมา จะเห็นจุดจับเติม  ตามปกติ

ปัญหาขนาดของเซลล์ใหญ่เกินไป

สาเหตุ
ขนาดของเซลล์ ใน Excel ขึ้นอยู่กับขนาดของตัวอักษร คือ  กว้าง 8.43 ตัวอักษร และสูง 15 พอยต์  หรือ เกิดจากการใช้ภาษาไทย

การแก้ปัญหา
วิธีที่ 1
  1. ปรับความกว้างของคอลัมน์ โดยคลิกที่เส้นระหว่างหัวคอลัมน์ และลากเปลี่ยนขนาด
  2. ปรับความสูงของคอลัมน์ โดยคลิกที่เส้นระหว่างหัวแถว และลากเปลี่ยนขนาด
วิธีที่ 2
ผมพบว่า เมื่อเปลี่ยนภาษาเริ่มต้น จากภาษาอังกฤษ เป็นภาษาไทย ทำให้เซลล์เปลี่ยนขนาด การแก้ไข จึงกำหนดค่าเริ่มต้น ให้เป็นภาษาอังกฤษ ดังนี้
  1. ไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก > ภาษา
  2. ในส่วน "เลือกภาษาที่ใช้แสดงและภาษาของวิธีใช้" ให้เลือก ภาษาอังกฤษ
  3. คลิก ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น และคลิก ตกลง
  4. โปรแกรมจะเตือนให้ปิด และเปิดโปรแกรมใหม่อีกครั้ง
  5. เมื่อเปิดโปรแกรมใหม่ ขนาดของเซลล์ จะมีขนาดปกติ



วันอังคารที่ 14 เมษายน พ.ศ. 2558

การฝัง Media Player ใน Word2010 เพื่อเล่นไฟล์เสียง ไฟล์วิดีโอ เป็นต้น

บางครั้งมีความต้องการที่จะส่งไฟล์ word ให้ผู้อื่น พร้อมทั้งมีไฟล์เสียงเพื่อให้ผู้ใช้สามารถควบคุมการเล่นไฟล์ดังกล่าวได้ด้วย โดยการฝัง หรือ embed โปรแกรม Windows Media Player ลงในไฟล์ MS Word 2010 ดังตัวอย่างข้างล่างนี้

หลักการ
เปิดใช้เมนู นักพัฒนา่ หรือDeveloper เพื่อแทรก Windows Media Player Object พร้อมทั้งเลือกไฟล์เสียง หรือ ไฟล์วิดีโอที่ต้องการ และกำหนดไม่ให้เล่นโดยอัตโนมัติ (auto start) ถ้าต้องการส่งไฟล์ไปให้ผู้อื่น ต้องใช้ VBA เพื่อระบุที่อยู่ของไฟล์เสียง หรือไฟล์วิดีโอที่จะให้เล่น

วิธีการ

การเปิดเมนู นักพัฒนา หรือ Developer
  1. เปิดไฟล์ MS Word 2010 แล้วไปที่ แฟ้ม > ตัวเลือก > กำหนด Ribbon เอง
  2. เลือก เมนู นักพัฒนา
  3. เมื่อกลับมาจะเห็นเมนู นักพัฒนาที่บนเมนู
การแทรก Windows Media Player
  1. ไปที่เมนู นักพัฒนา > เครื่องมือดั้งเดิม
  2. เลือก ตัวควบคุมเพิ่มเติม
  3. เลือก Windows Media Player
  4. คลิกตกลง จะกลับมาที่หน้าจอเดิม และเห็นมี Windows Media Player ปรากฏอยู่ บริเวณสี่เหลี่ยมสีดำ คือบริเวณที่จะให้วิดีโอเล่น
  5. ถ้าจะเล่นไฟล์เสียง mp3 อาจจะคลิกร่นหน้าจอสีดำ ให้เหลือแต่แถบควบคุม ก็ได้ โดยคลิกที่จุดกึ่งกลางด้านบน และย่อให้เห็นแต่ปุ่มควบคุม ดังภาพ

การเลือกไฟล์เสียงและไฟล์วิดีโอ
  1. ถ้าไม่ได้อยู่ในโหมดออกแบบ ให้คลิกโหมดออกแบบ
  2. คลิกขวาที่ Windows Media Player และเลือก คุณสมบัติ
  3. จะเปิดหน้าจอคุณสมบัติ หน้าจอนี้ สามารถกำหนดค่าต่าง ๆ ที่เห็นได้ 
  4. ในการเลือกไฟล์และกำหนดไม่ให้เล่นโดยอัตโนมัติ ให้เลือก Custom โดยคลิกที่ปุ่มสามจุด
  5. จะเกิดหน้าจอใหม่ (ถ้าไม่เห็นอาจจะอยู่ด้านหลังหน้าจอ Properties) คลิกปุ่ม Browse เพื่อเลือกไฟล์มัลติมีเดีย เช่น ไฟล์ mp3 หรือ avi เป็นต้น และคลิกเครื่องหมายถูกหน้า auto start ออกไป แล้วคลิกปุ่ม Apply
  6. คลิกปุ่ม OK จะกลับมาที่หน้า Properties และเห็นชื่อไฟล์ที่เลือก
  7. คลิกปุ่มปิดหน้าจอที่มุมขวาด้านบนของหน้าจอ Properties เพื่อปิดหน้าจอ Properties
  8. คลิกปุ่ม โหมดออกแบบ เพื่อเข้าสู่โหมดทำงานปกติ และคลิกปุ่มเล่น ไฟล์ที่กำหนดจะทำงาน

ในกรณีที่ต้องการส่งไฟล์นี้ไปให้ผู้อื่น อาจจะมีปัญหา หาไฟล์มัลติมีเดียไม่พบ เนื่องจากที่อยู่ของไฟล์ในแต่ละเครื่องอาจจะไม่อยู่ที่เดียวกัน ดังนั้น จึงควรกำหนดที่อยู่ของไฟล์โดยใช้ VBA ดังนี้
  1. เปิดหน้าจอเขียนโค้ด โดยกด Alt+F11
  2. เมื่อเปิดไฟล์ Word ให้ทำงาน ให้ทำการโหลดไฟล์ที่กำหนด โดยพิมพ์คำสั่ง ด้งนี้
    Private Sub Document_Open()
            Me.WindowsMediaPlayer1.URL = ActiveDocument.Path & "\ben02.mp3"
    End Sub
  3. กดปุ่มบันทึกและปิดหน้าจอเขียนโค้ด
  4. บันทึกเป็นไฟล์ชนิด docm เพราะมีการใช้ VBA 
  5. การนำไฟล์ docm ไปใช้กับเครื่องอื่น ควรให้อยู่ในห้อง Documents หรือห้องที่กำหนดว่าปลอดภัย มิฉะนั้น อาจจะมีปัญหาในการเล่นไฟล์ และเมื่อเปิดไฟล์ ต้องอนุญาตให้ใช้ งานเนื้อหาด้วย
อธิบายโค้ด

คำสั่งความหมาย
WindowsMediaPlayer1 ชื่อของ Control ซึ่งสามารถเปลี่ยนได้ที่หน้าจอ Properties แต่ถ้าเปลี่ยนชื่อ ส่วนนี้ต้องเปลี่ยนให้เหมือนกันด้วย
WindowsMediaPlayer1.URLคือตำแหน่งของไฟล์ที่จะให้เล่น
ActiveDocument.Pathคือที่อยู่ของไฟล์ MS Word ที่กำลังเปิดอยู่นี้
"\ben02.mp3"ชื่อไฟล์มัลติมีเดีย ต้องนำหน้าด้วยเครื่องหมาย back slash

สิ่งที่สำคัญคือ

  1. ต้องมีไฟล์ตามที่ระบุ โดยให้อยู่ในห้องเดียวกันกับไฟล์ และ 
  2. ไฟล์ นามสกุล docm ควรให้อยู่ในห้อง Documents หรือห้องที่กำหนดว่าปลอดภัย