ทองจุล ขันขาว

การใส่ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อไฟล์และทีที่อยู่ไฟล์ ลงใน ท้ายกระดาษ ของ Word 2010 มีดังนี้ เปิด Word พิมพ์ข้อมูล แล้วไปที่ ริบบิ้น ดูที่แถบ แทรก  กลุ่ม หัวกระดาษท้ายกระดาษ และคลิก ท้ายกระดาษ ที่ด้านล่าง เลือก แก้ไขท้ายกระดาษ ที่แถบออกแบบ ของเครื่องมือหัวกระดาษท้ายกระดาษ กลุ้่มแทรก คลิกส่วนประกอบด่วน เลือกเขตข้อมูล ที่หน้าจอเขตข้อมูล ให้เลือก FileName  ถึงตรงนี้ เคล็ดลับ คือให้คลิกเลือก เพิ่มเส้นทางไปยังชื่อแฟ้ม จะได้ชื่อไฟล์ พร้อมทั้งที่อยู่ หรือ Path ของไฟล์ ตามต้องการ

สมมติว่า ต้องการสร้างหมายเลขหัวข้อในตาราง โดยให้ขึ้นหมายเลขชุดใหม่ ในคอลัมน์ที่ 2 ดังภาพ เมื่อพิมพ์หมายเลขในคอลัมน์ที่ 1 เรียบร้อยแล้ว และคลิกที่ช่องแรกของคอลัมน์ที่่2 และคลิกที่ ลำดับหัวข้อ บน Ribbon เพื่อกำหนดหมายเลขหัวข้อ (Number list) การเรียงลำดับตัวเลขจะไปมีผลต่อลำดับเลขเดิมในคอลัมน์ที่ 1 ดังภาพ การแก้ไข ก่อนที่จะพิมพ์หมายเลขหัวข้อในช่องแรกของคอลัมน์ที่ 2 ให้เลือกคอลัมน์ที่2 ทั้งหมดก่อน จากนั้นจึงไปคลิกที่ ลำดับตัวเลข บน Ribbon จะได้หัวข้อ ที่ขึ้นต้นลำดับใหม่ และหัวข้อในคอลัมน์ที่ 1 จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง ดังภาพ ถ้าต้องการเริ่มรายการใหม่ ให้คลิกขวาที่หัวข้อที่ต้องการเริ่มต้นใหม่ และเลือก เริ่มใหม่อีกครั้งที่ 1

การจัดทำเอกสาร หลาย ๆ หน้า เรามักจะมีหน้าปก คำนำ สารบัญ และเนื้อหา หรืออย่างน้อย ก็มีปก และเนื้อหา ซึ่งจะเห็นว่า การเริ่มต้นหมายเลขหน้า จะมีระบบของแต่ละส่วนไม่เหมือนกัน เช่น หน้าปกไม่มีเลขหน้า หน้าสารบัญ มักจะเป็น ก ข ค และเลขหน้าจริง ๆ คือ หน้า 1 จะเริ่มทีเนื้อหา หลายคนใช้การแบ่งไฟล์ออกเป็น ไฟล์ ๆ เช่น หน้าปก 1 ไฟล์ ไม่มีเลขหน้า คำนำ สารบัญ อีก 1 ไฟล์ และ เนื้อหาจริง ๆ อีก 1 ไฟล์ การกำหนดอย่างนี้ มีประโยชน์ที่แบ่งไฟล์ออกเป็นไฟล์ย่อย ๆ ทำให้ไฟล์แต่ละไฟล์มีขนาดไม่ใหญ่เกินไป แต่ถ้างานเรามีไม่มาก และต้องการให้ทุกสิ่งทุกอย่างอยู่ในไฟล์เดียวกัน เช่น หน้าปก และเนื้อหา โดยที่หน้าปกไม่มีเลขหน้า และเนื้อหา ให้เริ่มต้นที่ หน้า 1 วิธีการคือ การคือการใช้การแบ่งส่วน (ไม่ใช่การแบ่งหน้า) การแบ่งส่วนจะทำให้เราสารมารถกำหนดหมายเลขหน้า และลักษณะของเลขหน้าได้ ว่า จะให้เป็น ก ข ค หรือ 1 2 3 และสามารถกำหนด หมายเลขหน้าเริ่มต้นได้อีกด้วย ต่อไปนี้จะเป็นการสาธิตโดยใช้โปรแกม Word 2010 สมมติว่าไฟล์ มี 5 หน้า หน้าแรก เป็นหน้าปก ไม่มีหมายเลขหน้า หน้าที่2 เป็นเนื้อหา ให้มีหมายเลขหน้า เริ่มต้นที่ เลข 1 มี

Word 2010 หรือรุ่นไหน ๆ ก็แล้วแต่ จะมีลักษณะ style ของตัวหนังสือ กำกับอยู่ทั้งนั้น ปัญหามันมีอยู่ว่า ค่า default ของ Word 2010 ตั้งค่าตัวอักษรของภาษาไทย กับภาษาอังกฤษเป็นขนาดเดียวกัน ก็เลยทำให้ ตัวหนังสือภาษาไทยตัวขนาดพอดี แต่ขนาดของตัวภาษาอังกฤษจะใหญ่กว่าปกติ ดังภาพ ส่วนใหญ่เรามักจะลากดำ และไปเปลี่ยนขนาดของตัวอักษรในแถบริบบิ้น เช่น ถ้าข้อความภาษาอังกฤษมีไม่มากนัก ก็พอทำเนา แต่ถ้ามีเยอะ ๆ ใช้การเปลี่ยน style จะดีกว่า เปลี่ยนทีเดียวเปลี่ยนทั้งหมดเลย ไม่ต้องเสียเวลาแก้ทีละตัว นั่นคือ เราไปกำหนดขนาดของตัวอักษรภาษาไทย และภาษาอังกฤษ ใน style ให้เป็นคนละขนาดกัน ตัวหนังสือทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ จะออกมาดี วิธีการแก้ Style ของ Word 2010 ให้ใช้ Shortcut ดีกว่า ให้กดปุ่ม Ctrl + Shift + S เพื่อเปิดเมนูย่อย ให้เลือกเปลี่ยน Style หรือกด Alt + Ctrl + Shift + S เพื่อเปิดหน้าต่าง Style ก็ได้ และคลิกเลือกเปลี่ยน Style ที่ต้องการ คลิกที่ รูปแบบ และแบบอักษร และสุดท้าย ให้เปลี่ยนขนาดตัวอักษรภาษาอังกฤษให้เล็กลง ดังภาพ