ทองจุล ขันขาว

โดยปกติ การลบข้อความในโปรแกรม MS Word เราใช้การลากดำ หรือ hi-light เพื่อกำหนดส่วนที่ต้องการลบ แล้ว กดปุ่ม Delete หรือ คลิกที่รูปกรรไกร ก็จะลบข้อความที่เลือก ถ้าต้องการลบครั้งละ หลาย ๆ หน้า ก็ลากดำหลายหน้า แล้วกดปุ่มลบ ก็จะลบได้ตามต้องการ แต่ก็คงไม่สะดวกนัก ในการที่เราจะลากดำหลาย ๆ หน้า วิธีที่ง่าย และ สะดวกกว่า ก็คือการใช้ฟังก์ชัน GoTo หรือ ค้นหาและแทนที่ โดยใช้ร่วมกับปุ่ม F8 เพื่อขอขยายการเลือกเป็นช่วงหลายหน้า ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้ กดปุ่ม Ctrl + G เพื่อเปิดหน้าจอ ค้นหาและแทนที่ กำหนดหมายเลขหน้าแรกที่ต้องการลบ กดปุ่ม Enter ปิดหน้าจอ โดยกดปุ่มปิด เพื่อปิดหน้าจอ ค้นหาและแทนที่ กดปุ่ม F8 (ถ้าเป็น Notebook อย่าลืมกดปุ่ม Fn ร่วมด้วย) กดปุ่ม Ctrl + G เพื่อเปิดหน้าจอ ค้นหาและแทนที่ อีกครั้ง กำหนดหมายเลขหน้าสุดท้ายที่ต้องการลบ เนื่องจากตำแหน่งการเลือกจะไปอยู่ที่จุดเริ่มต้นของหน้า ดังนั้น จึงต้องกำหนดเลขหน้า เป็นหน้าที่ถัดไปจากหน้าสุดท้ายที่ต้องการลบ เช่น ต้องการลบถึงหน้า 6 ให้พิมพ์เป็นหน้า 7 เพื่อให้คลุมถึงหน้า 6 และไปหยุดที่จุดเริ่มต้นของหน้า 7 กดปุ่ม Enter จะเห็นว่า หน้าที่

เคล็ดลับ การใช้ MS Word จะนำเอาปัญหาปวดหัว และการแก้ไข เกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม MS Word ปัญหา เมื่อลากดำข้อความที่กำหนด และปรับเปลี่ยนตัวอักษร เช่น ปรับเป็นตัวหนา ข้อความอื่น ๆ เปลี่ยนตามไปด้วย แต่เมื่อคลิก เลิกทำ หรือ Undo ข้อความอื่น ๆ ก็จะกลับเป็นตัวปกติ เหมือนเดิม คงเหลือแต่เฉพาะข้อความที่ลากดำไว้เท่านั้นที่เป็นตัวหนา ตามที่ต้องการ ลากดำข้อความ กำหนดตัวหนา ทำให้ตัวหนาทั้งหมด คลิก เลิกทำ (Undo) ข้อความกลับเป็นปกติ สาเหตุ                 เนื่องจากส่วนที่ลากดำ มีการกำหนด Style เอาไว้ และมีการเลือกให้เปลี่ยนโดยอัตโนมัติ จึงทำให้ข้อความใน Style ที่กำหนดถูกเปลี่ยนไปด้วย วิธีแก้ไข ลากดำข้อความที่เป็นปัญหา คลิกขวาที่ตัวเลขหัวข้อ และ เลือก ลักษณะ > รายการย่อย หรือ เปิด Style ของข้อความนั้น (ไปที่เมนู หน้าแรก กลุ่มลักษณะ และคลี่ดู Style ถ้าไม่เห็น ให้เลื่อนดูลงมา จะเห็น Style ของข้อความที่ลากดำ มีลักษณะกรอบสีเหลืองล้อมรอบ) คลิกขวาที่ Style และเลือก ปรับเปลี่ยน คลิกเครื่องหมายถูก หน้า ปรับปรุงอัตโนมัติออกไป และอย่าลืม คลิกถูกหน้าข้อความ เอกสารใหม่ที่ใช้แม

ถ้าต้องการให้เอกสารมีเลขหน้าต่างกัน เช่น 2 หน้าแรก ไม่มีเลขหน้า หน้าที่ 3 เริ่มต้น หมายเลขหน้า เป็นเลข 1 จะทำอย่างไร หลักการ ต้องแบ่งไฟล์เอกสารออกเป็นส่วน ๆ โดยใช้ Section Break หรือ การแบ่งส่วน ถ้าไม่ต้องการให้มีเลขหน้าในบางส่วน ให้ตัดส่วนเชื่อมโยงของส่วนถัดไปออก และ ลบหมายเลขหน้าของส่วนก่อนหน้านั้นออก ถ้าไม่ตัดการเชื่อมโยง เมื่อลบหมายเลขหน้า จะลบหมายเลขหน้าออกทั้งเอกสาร วิธีการ กำหนดหมายเลขหน้าของเอกสารทั้งหมด โดยไปที่ แทรก > หมายเลขหน้า ไปที่่หน้าที 3 ซึ่งต้องการเริ่มต้นหมายเลขหน้า เป็นหน้าที่ 1 คลิกที่ตำแหน่งเริ่มต้นของหน้าที่ 3  ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > แทรกตัวแบ่งส่วนและหน้า > ตัวแบ่งส่วน > หน้าถัดไป ถ้าไม่สังเกต อาจจะไม่เห็นว่าเกิดอะไรขึ้น แต่ถ้ากด Ctrl + Shift + * เพื่อแสดงเครื่องหมายย่อหน้า และสัญลักษณ์การจัดรูปแบบอื่น ๆ หรือคลิกที่ เครื่องหมาย  ∏  แล้ว ดูที่การแบ่งส่วน จะเห็นมีข้อความการแบ่งส่วนให้เห็น กลับไปที่หน้าที่ต้องการเริ่มต้นหมายเลขหน้า เป็นหน้าที่ 1 (ปัจจุบันจะแสดงหน้าที่ 3) และดับเบิ้ลคลิกที่ตัวเลขหน้าเลขหน้า เพื่อเข้าสู่หัวกระด

ปัญหาหนึ่ง ในการสร้างจดหมายเวียนในโปรแกรม MS Word คือ เมื่อมีการใช้ตัวเลขในฟิลด์ของจดหมายเวียน ตัวเลข จะเป็นเลขอารบิค เสมอ แม้ว่าจะเปลี่ยนตัวเลขในข้อมูลเดิมให้เป็นเลขไทย เมื่อมาแสดงในจดหมายเวียน ก็จะเป็นเลขอารบิค ถ้าต้องการเลขไทยในจดหมายเวียน เช่น เลขที่ใบวุฒิบัตร ต้องการให้เป็นเลขไทย จะทำอย่างไร เราสามารถทำได้โดยการจัดรูปแบบของตัวเลขในฟิลด์ของจดหมายเวียน ให้เป็นเลขไทย โดยการใส่ Switch เพิ่มบังคับให้แสดงตัวเลขเป็นเลขไทยได้ ซึ่งมีขั้นตอน ดังนี้ วิธีการ จัดทำจดหมายเวียน ให้ได้ดังภาพเสียก่อน ข้อมูลสามารถนำมาจาก Excel หรือ  Access หรืออื่น ๆ ก็ได้ ถ้าดูตามปกติ โดยคลิกที่ แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จะเห็นดังนี้ ให้กดปุ่ม แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อให้เห็นชื่อฟิลด์ เหมือนข้อ 1 แล้ว คลิกขวาที่ฟิลด์ที่ต้องการให้แสดงเลขไทย และเลือก Toggle field หรือ สลับโค้ดเขตข้อมูล จะแสดงดังภาพ ให้เพิ่ม switch ที่ฟิลด์นี้ เพื่อให้จัดรูปแบบเป็นเลขไทย ดังภาพ (ตัว t และเลขศูนย์) เมื่อกลับมาดู โดยคลิกที่แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ จะเห็นเป็นเลขไทยทุกรายการที่อยู่ในฟิลด์นี้ ถ้าเลื่อนรายการต่อไป จะเห็นว่า

ในโปรแกรมพิมพ์เอกสาร MS Word มีการใช้เลขลำดับหัวข้อย่อย รายการหลายระดับ เพื่อให้สามารถทำงานได้สะดวก เช่น 1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2  เป็นต้น ทำให้ไม่ต้องกังวลกับเลขลำดับที่ เพราะ Word จะจัดให้โดยอัตโนมัติ สามารถสลับข้อละตัวเลขลำดับที่จะปรับให้โดยอัตโนมัติ ในกรณีที่ใช้เลขลำดับที่ ที่เป็นรายการหลายระดับ ในข้อความทั่วไป ที่ไม่ได้อยู่ในตาราง สามารถใช้ Shortcut เพื่อกำหนดระดับ เช่น กดปุ่ม Enter เพื่อขึ้นลำดับใหม่ จาก ข้อ 1 เป็น ข้อ 2 จาก ข้อ 2 เป็นข้อ 3 เป็นต้น กดปุ่ม Tab เพื่อลดระดับ จาก 1 เป็น 1.1 จาก 1.1 เป็น 1.1.1 เป็นต้น กดปุ่ม Enter เพื่อถอยหลังกลับ (เพิ่มระดับ) จาก 1.1.1 เป็น 1.1 หรือ จาก 1.1 เป็น 1 เป็นต้น แต่ในกรณีที่ต้องการใช้เลขลำดับหัวข้อ รายการหลายระดับ ในตาราง ไม่สามารถใช้ Shortcut เพื่อเพิ่ม หรือลดระดับตัวเลขได้ ต้องใช้คำสั่งในเมนูแทน สมมุติว่า ต้องการพิมพ์ข้อความ ในรูปแบบข้างล่างนี้ จากตัวอย่างข้างบน จะเห็นมีรายการย่อย สำหรับข้อความธรรมดาที่ไม่อยู่ในตาราง ถ้าต้องการได้หัวข้อ 1.1 ซึ่งเป็นข้อย่อยของหัวข้อ 1 เมื่อกด Enter ขึ้นบรรทัดใหม่แล้ว ให้กด ปุ่ม Tab ก็จะได้หัวข้อย่อยล

ใช้โปรแกรม MS Word พิมพ์เอกสาร ถ้าใช้ลำดับหัวข้อ ที่โปรแกรมกำหนด จะทำให้ทำงานได้รวดเร็ว และถ้ามีการแก้ไข เรียงลำดับใหม่ โปรแกรมก็จะเรียงใหม่ให้ด้วย ไม่ต้องมาเปลี่ยนลำดับใหม่ด้วยตัวเอง แต่คนหลายคนยังไม่ใช้ เพราะควบคุมลำบาก เช่น กำหนด font ในย่อหน้าเป็น TH SarabunPSK แต่เมื่อใช้หัวข้อ โดยเลือกใช้ตัวเลขลำดับที่ของโปรแกรม  ตัวเลข และตัวหนังสือ ที่ออกมา เป็นคนละชุดกับ ย่อหน้าที่พิมพ์  ดังตัวอย่างข้างล่าง วิธีการแก้ไข ชนิดของตัวอักษรที่ใช้หลังหัวข้อแต่ละหัวข้อ มีกำหนดอยู่ในรูปแบบ รายการย่อหน้า หลังจากกำหนดลักษณะของหัวข้อแล้ว ให้ไปเลือกรูปบบในรายการย่อหน้า จะได้รูปแบบตัวอักษรตามต้องการ วิธีการมีดังนี้ ไปที่แถบ หน้าแรก กลุ่มลักษณะ จะเห็นลักษณะต่าง ๆ ให้เลื่อน scroll bar เพื่อหาลักษณะ รายการย่อหน้า ดังภาพ คลิกขวาที่ รายการย่อหน้า และเลือก ปรับเปลี่ยน จะเปิดหน้าจอ แบบอักษร ให้เปลี่ยนตัวอักษร ในช่องการจัดรูปแบบ และ คลิกปุ่ม รูปแบบด้านล่าง เพื่อกำหนดลักษณะอื่น ๆ ตามต้องการ กดปุ่ม ตกลง ตัวอักษรหลังหัวข้อจะเปลี่ยนไปตามที่กำหนด