ทองจุล ขันขาว

โดยปกติ เงื่อนไขสูตร Countif() จะใช้ตัวเลข เช่น ให้นับว่า ในช่วง B2:B5 มีค่าที่เท่ากับ 28 จะเขียนสูตรว่า Countif(B2:B5,28) แต่ในกรณีที่เราต้องการให้นับว่า มีตัวเลขที่มากกว่า หรือน้อยกว่า เราจะกำหนดเงื่อนไขเป็นลักษณะตัวอักษร โดยใช้เครื่องหมายคำพูดคร่อมข้อความที่เป็นเงื่อนไข เช่น ให้นับว่าในช่วง B2:B5 มีค่าที่มากกว่า 28 อยู่กี่ตัว จะเขียนสูตรว่า Countif(B2:B5,">28") แต่ ในกรณีที่จะอ้างอิงโดยระบุชื่อเซลล์ เช่น ให้เปรียบเทียบกับค่าที่คำนวณได้ ซึ่งอยู่ในเซลล์ D1 จะทำอย่างไร หลักการ เราต้องแยกระหว่างเครื่องหมายทางคณิตศาสตร์ เช่น เครื่องหมายมากกว่า หรือน้อยกว่า หรือเท่ากับ หรือมากกว่าหรือเท่ากับ เป็นต้น โดยแยกออกจากชื่อเซลล์ และรวมกันด้วยเครื่องหมาย & วิธีการ จากข้อมูลที่กำหนดให้ ให้นับจำนวนที่มีค่ามากกว่า ข้อมูลในเซลล์ D2 เขียนสูตรได้ ดังนี้ =Countif(B2:B5,">"&D1) ถ้ามีการเปลี่ยนค่าใน D1 คำตอบจะเปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติ โดยไม่ต้องแก้ไขสูตร เช่น

หลายครั้งที่ต้องใช้เครื่องหมาย ค่าเฉลี่ย หรือ Mean ใน Excel 2010 แต่หาไม่พบ จะทำอย่างไร? เครื่องหมาย ค่าเฉลี่ย ใน Excel 2010 อยู่ในชุดตัวอักษร MS Reference Sans Serif วิธีการเรียกใช้งาน มีดังนี้ คลิกที่ช่องที่ต้องการใส่เครื่องหมาย ไปที่ แถบแทรก กลุ่มข้อความ คลิกเครื่องหมายสัญลักษณ์ และเลือกรูปสัญลักษณ์ ดังภาพ  ที่หน้าจอโต้ตอบของ สัญลักษณ์ ให้เลือกแบบอักษร MS Reference Sans Serif เพื่อความรวดเร็ว ให้พิมพ์ข้อความ F7C2 ซึ่งเป็นโค้ดอักขระเลขฐานสิบหก แทนเครื่องหมายค่าเฉลี่ย ลงในช่อง โค้ดอักขระ แล้วคลิก แทรก เครื่องหมาย ค่าเฉลี่ย จะปรากฏ ในเซลล์ที่ระบุ คลิกปุ่ม ปิด เพื่อปิดหน้าจอสัญลักษณ์ สามารถเพิ่มขนาดเครื่องหมายให้ใหญ่ หรือ เล็กได้ ตามต้องการ สามารถเพิ่มข้อความ หรือจัดการอื่น ๆ ได้ เหมือนตัวอักษรปกติ เช่นจัดอยู่ในวงเล็บ เป็นต้น

โปรแกรม Excel สามารถจัดพิมพ์ออกได้ เป็นหน้า ๆ โดยมีเลขหน้า กำกับ อย่างไรก็ตาม บางครั้งเราไม่ต้องการให้เลขหน้าขึ้นต้นด้วยเลข 1 แต่ต้องการให้ขึ้นต้นด้วยตัวเลขที่กำหนด จะทำอย่างไร แนวทางการกำหนดหมายเลขหน้า หน้าแรก เราสามารถกำหนดหมายหน้าเริ่มต้น ในโปรแกรม Excel 2010 โดยใช้เมนูการพิมพ์ ดังนี้ เปิดไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ไปที่ เมนู แทรก > กลุ่มข้อความ >  หัวกระดาษท้ายกระดาษ เพื่อใส่หมายเลขหน้า พิมพ์โค้ดแสดงหมายเลขหน้า &[Page] เพื่อกำหนดเลขหน้ากระดาษ ซึ่งเป็นค่า Default ซึ่งจะขึ้นต้นด้วยเลข 1 ถ้าต้องการเปลี่ยนเป็นเลขอื่น ให้บวกด้วย ตัวเลข ให้เป็นเลขที่้ต้องการ เช่น ต้องการขึ้นต้นด้วยเลข 6 ให้พิมพ์ &[Page]+5& ตรวจดูการใส่เลขหน้า ให้ ไปที่ แฟ้ม > พิมพ์ จะเห็นเลขหน้าปรากฏ เมื่ออยู่ที่หน้าจอพิมพ์ เราสามารถแก้ไขเลขหน้าได้อีก โดยคลิกที่ ตั้งค่าหน้ากระดาษที่อยู่บริเวณด้านล่าง จะเกิดหน้าจอใหม่ ให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ เลือก ให้กำหนดตัวเลขในช่อง หมายเลขหน้าแรก แทน Auto จะได้หมายเลขหน้าแรก ตามต้องการ การใช้เลขไทยเป็นเลขหน้า ให้แทน &[Page]

ใน Excel ถ้ามีการจัดเก็บข้อมูลโครงสร้างเหมือนกัน แต่แยกเก็บในหลายแผ่นงาน เช่น อาจจะแยกเป็นรายภูมิภาค รายร้านค้า รายแผนก หรือ อื่น ๆ เป็นต้น การเรียงข้อมูลในแต่ละแผ่นงาน จะทำได้ช้า โดยเฉพาะถ้ามีแผ่นงานจำนวนมาก ยิ่งจะช้ามาก เนื่องจากต้องทำทีละแผ่นงาน การเรียงข้อมูลหลายแผ่นงานพร้อมกัน ต้องใช้ VBA หรือ แมโคร ช่วย วิธีการเรียกใช้งาน แมโคร ให้ดูเรื่อง การคัดลอกข้อมูลจากหลายแผ่นงาน ของ Excel ข้อควรระวัง เมื่อเรียงข้อมูลแล้ว จะย้อนกลับเดิมไม่ได้ ดังนั้นก่อนเรียงข้อมูลควรคัดลอกข้อมูลเดิมไว้ก่อน หรือคัดลอกข้อมูลไปที่อื่น แล้วจึงทำการใช้แมโครนี้ Sub SortAllSheets() 'ปรับแก้ตามข้อมูลของท่าน Const firstColToSort = "A" ' คอลัมน์แรก Const lastColToSort = "C"   ' คอลัมน์สุดท้าย Const keyCol = "A" ' คอลัมน์ที่จะให้เรียงข้อมูล ' คอลัมน์ที่มีข้อมูลทุกแถว 'อาจจะใช้ keyCol ก็ได้ แต่ไม่จำเป็น Const testCol = "C" ' แถวเริ่มต้นข้อมูล (หัวตาราง) Const startFrom = 1 Dim anyWS As Worksheet Dim sortRange As Range Dim sor

ถ้าต้องการรวมข้อมูลที่มีโครงสร้างเหมือนกัน ในหลาย ๆ แผ่นงาน นำมารวมไว้ในแผ่นงานเดียวกัน เพื่อจะได้เปรียบเทียบ หรือเรียงข้อมูลใหม่ จะทำอย่างไร เช่น ในกรณีที่ใช้ Excel เก็บข้อมูลการใช้จ่ายเงินงบประมาณโครงการหลายโครงการ ( แผ่นงาน Excel คุมงบประมาณโครงการ หลายโครงการ )  แยกเป็นโครงการละ Sheet ต่อมาต้องการนำข้อมูลทั้งหมดมารวมกัน และเรียงข้อมูลตามวันที่ จะทำอย่างไร สมมติว่า ต้องการรวมข้อมูลจาก 2 แผ่นงาน ข้างล่างนี้ ไว้ด้วยกันเป็นแผ่นงานเดียว ข้อมูลแผ่นงานที่ 1 ข้อมูลแผ่นงานที่ 2 วิธีที่สะดวกที่สุด คือการลากดำแล้ว คัดลอก และวาง จะสะดวกที่สุด แต่ถ้ามี เป็นสิบ ๆ แผ่นงาน ไม่น่าจะสะดวกแน่ ใช้ Macro ข้างล่างนี้ จัดการนำข้อมูลทั้งหมดมารวมกัน ดูจะสะดวกกว่ามาก Sub Combine()     Dim J As Integer     On Error Resume Next     Sheets(1).Select     Worksheets.Add ' เพิ่ม Sheet เพื่อยังคงรักษาข้อมูลเดิมไว้ทั้งหมด     Sheets(1).Name = "รวมข้อมูลทั้งหมด"     ' คัดลอกส่วนหัวตารางส่วนบน ถ้าข้อมูลอยู่ในตำแหน่งอื่น ให้เปลี่ยนตามข้อมูลที่มี     Sheets(2).Activ

ในกรณีที่มีรายการหลายรายการ และต้องการเริ่มต้น 1 ใหม่ ในทุก ๆ รายการ จะทำอย่างไร จากตัวอย่างข้างล่าง ต้องการเขียนสูตรให้เริ่มต้นที่ 1 ที่รายการ ดินสอ ปากกา และสมุด หลักการ ใช้การเปรียบเทียบว่า ถ้าเซลล์ปัจจุบัน เหมือนกับเซลล์ก่อนหน้านั้น ให้เอา 1 บวกกับเลขลำดับก่อนหน้านั้น แต่ถ้าไม่เหมือน ก็ให้เริ่ม 1 ใหม่ วิธีการ ที่เซลล์ A2 ให้พิมพ์สูตร ดังนี้ =IF(B2=B1,A1+1,1) กด Ctrl + Enter (เพื่อให้ประมวลผลและยังคงเลือกอยู่ที่เซลล์ A2 เหมือนเดิม) ดับเบิ้ลคลิกที่ปุ่มเติมข้อมูล (Fill Handle) จะได้รายการดังภาพ สูตรนี้มีประโยชน์ ในกรณีที่มีหลาย ๆ รายการ เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ให้เรียงข้อมูลก่อน แล้วจึงจัดลำดับ จะได้รายการชนิดเดียวกัน อยู่ด้วยกัน และมีหมายเลขกำกับ ถ้ามีการจัดลำดับในแต่ละรายการด้วย จะทำให้เห็นภาพรวมของแต่ละรายการได้ดีขึ้น หรือ ถ้าต้องการดูเฉพาะ รายการที่ 1-3 ก็สามารถใช้การกรอง กรองข้อมูลได้ ก็จะทำให้ดูข้อมูลง่ายขึ้น 

ปัญหา ต้องการหาอัตราส่วนของตัวเลข 2 ตัว เช่น ให้หาอัตราส่วนของ 2 และ 4 (คำตอบคือ 1:2) โดยใช้ Excel จะต้องทำอย่างไร แนวทาง Excel ไม่มีฟังกชันสำหรับหาอัตราส่วนให้โดยตรง แต่สามารถทำได้หลายอย่าง วิธีแรก คือนำตัวเลขทั้ง 2 ตัว มาหารกัน แล้วจัดรูปแบบให้เป็น Fraction โดยระบุจำนวนจุดทศนิยมก็จะได้อัตราส่วน ในรูปแบบที่มีเครื่องหมาย / เช่น 1/2 วิธีนี้ มีข้อแม้ว่า ตัวเลขตัวแรก จะต้องน้อยกว่าตัวเลขตัวที่สอง มิฉะนั้น จะมีเลขจำนวนเต็มเกิดขึ้น วิธีที่สอง ใช้สูตร Text() จัดการ วิธีนี้ใช้ได้ดี สามารถกำหนดจำนวนทศนิยมได้เอง ไม่มีข้อจำกัด แต่ค่าที่ได้จะอยู่ในรูปของตัวหนังสือ หรือ Text ไม่ใช่ค่าตัวเลขอีกต่อไป การใช้สูตร Text() หาอัตราส่วนระหว่างตัวเลข 2 จำนวน หลักการ วิธีนี้ คล้ายกับวิธีแรก คือนำตัวเลขสองตัวมาหารกัน แล้วกำหนดรูปแบบโดยให้มีเครื่องหมาย / ให้แสดงเป็นเศษส่วน จากนั้นจึงเปลี่ยนเครื่องหมาย / ให้เป็นเครื่องหมาย : โดยใช้สูตร Substitute() ก็จะได้ตามต้องการ โจทย์ ให้หาอัตราส่วนระหว่างตัวเลขสองจำนวน ข้างล่างนี้ วิธีการ คลิกที่เซลล์ C2 พิมพ์ข้อความที่แถบสูตร =SUBSTITUTE(TEXT(A2

มีหลายครั้งที่เราต้องการตรวจสอบชื่อ ว่ามีอยู่ในรายชื่อ หรือรายการทั้งหมดหรือไม่ เช่นได้รับรายชื่่อมาชุดหนึ่ง และต้องการนำไปเปรียบเทียบกับรายชื่อที่มีอยู่แล้ว ต้องการทราบว่า รายชื่อที่ได้มา คนใดบ้างที่มีอยู่ในรายชื่อที่มีอยู่แล้ว คนใดบ้างที่เป็นคนใหม่เข้ามา เป็นต้น ใน Excel ถ้าต้องการเปรียบเทียบในลักษณะนี้ เราใช้สูตร Countif() เพื่อให้นับอย่างมีเงื่อนไข ว่า คนชื่อนี้ มีในรายการหรือไม่ คือให้นับในรายการ ว่า มีคนนี้อยู่จำนวนเท่าไร ถ้าไม่มี จะคืนค่าเป็น 0 ถ้าพบว่ามีกี่คน ก็จะแสดงตัวเลขมาให้เห็น โจทย์ ต้องการทราบว่า รายชื่อใน คอลัมน์ A มีชื่ออยู่ใน คอลัมน์ D หรือไม่ วิธีการ คลิกที่ช่อง B1 พิมพ์ =countif( ใช้เมาส์คลิกที่ D1 แล้วลากให้ถึง D5 เพื่อกำหนดช่วงข้อมูลหลักที่จะนำรายชื่อไปเปรียบเทียบ ค้นหา จากนั้นให้กดปุ่ม F4 เพื่อล็อคช่วงข้อมูลช่วงนี้ เมื่อมีการใช้เมาส์ลากเพื่อคัดลอกสูตร ช่วงนี้จะได้ไม่เปลี่ยนแปลง จะสังเกตเห็นช่วงที่ระบุมีเครื่องหมาย $ เพิ่มเข้ามาเป็น $D$1:$D$5 พิมพ์เครื่องหมายคอมม่า เพื่อระบุเงื่อนไข ใช้เมาส์คลิกที่ A1 เพื่อให้หาชื่อสมหมายในรายการคอลัมน์ D กดปุ

ถ้าต้องการตัดช่องว่างในข้อความของ Excel เช่น ต้องการเอาช่องว่างระหว่าง ชื่อและนามสกุลออกไป ให้ใช้สูตร Substitute() ความจริงฟังก์ชันนี้ สามารถใช้เปลี่ยน ข้อความ หรือตัวอักษรก็ได้ ไม่ได้จำกัดเฉพาะช่องว่างเท่านั้น Substiture(text, old_text, new_text, [instance_num])     text คือข้อความเดิมที่ต้องการนำมาตัดช่องว่าง หรือแทนที่     old_text คือส่วนที่เป็นข้อความเดิม     new_text คือ ส่วนที่ต้องการให้เปลี่ยนเป็น     instance_num คือ ตำแหน่งของข้อความที่จะให้เปลี่ยน ถ้าไม่ระบุ จะเปลี่ยนทุกที่ที่พบในข้อความเดิม ในภาพข้างล่าง ต้องการเอาช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุล ให้เขียนติดกัน ที่เซลล์ B1 ให้ใช้สูตร เพื่อตัดช่องว่างระหว่างคำว่า สมบัติ และ คนดี  ดังนี้   =Substitute(A1," ","")   ถ้าดับเบิ้ลคลิกที่ Fill handle (ปุ่มมุมขวาด้านล่างของเซลล์ B1) จะได้ ดังภาพ

สูตร Countifs() ของ Excel ใช้สำหรับการนับในกรณีที่ต้องการมีหลายเงื่อนไข เช่น นับจำนวนผู้ที่สอบผ่านเกณฑ์ในแต่ละกลุ่มว่ามีกี่คน ในกรณีนี้ จะเห็นว่ามีการนับโดยใช้เกณฑ์กลุ่ม และเกณฑ์การสอบผ่าน เป็นต้น ถ้าใช้สูตร Countif  (ไม่มี s) จะนับได้เพียงเงื่อนไขเดียว เช่น นับว่าในกลุ่มนี้มีกี่คน หรือนับว่าจำนวนผู้ที่สอบผ่านทั้งหมดมีกี่คน แต่จะไม่สามารถให้นับเป็นกลุ่ม ๆ ได้ ถ้าต้องการนับเป็นกลุ่ม ๆ ว่า ในแต่ละกลุ่ม มีคนสอบผ่านกี่กคน ต้องใช้สูตร Countifs() สูตร Countifs() ใช้กับ Excel 2007 ขึ้นไปเท่านั้น รูปแบบการใช้สูตร Countifs COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2,criteria2], …) criteria_range1   คือช่วงเงื่อนไขที่ 1 ที่ต้องการให้นับ เช่น ช่วงที่เป็นชื่อกลุ่ม  criteria1 คือเงื่อนไขของการนับ เงื่อนไขอาจจะเป็นข้อความ เช่น "แดง" "เขียว" เป็นต้น หรืออาจจะเป็นการอ้างอิงไปที่เซลล์ ก็ได้ เช่น B5 หรืออาจจะเป็นการเปรียบเทียบ เช่น มากกว่าหรือเท่ากับ 50 ก็ระบุเป็นเงื่อนไขว่า ">=50" เป็นต้น ขอให้สังเกตว่า ข้อความการเปรียบเทียบ หรือเครื่องหมายการเปรี

ในกรณีที่ไฟล์ Excel มีหลายแผ่นงาน การเลื่อนไปยังแผ่นงานหน้าต่าง ๆ จะทำไม่ค่อยสะดวก ควรทำเป็นเมนูหรือลิงค์ เอาไว้ที่หน้าแรก เพื่อคลิกไปยังหน้าต่าง ๆ ที่ต้องการ แทนการเลื่อน Scroll bar ซึ่งช้าและไม่ค่อยสะดวกมากกนัก การสร้างลิงค์ ทำได้โดยการคลิกขวาและเลือก Hyper link หรือ กด Ctrl + K แล้วเลือกการลิงค์ไปยังแผ่นงานในไฟล์ที่กำลังเปิดใช้งาน และคลิกที่ชื่อแผ่นงาน การคัดลอกลิงค์ไปไว้ในตำแหน่งเดียวกัน หลาย ๆ แผ่นงาน เมื่อคลิกที่แผ่นงานเริ่มต้นแล้ว ให้กด Shift ค้างไว้ และกดที่ชื่อแผ่นงานแผ่นสุดท้าย และ วางลิงค์ จะได้ลิงค์ที่เหมือนกัน อยู่ในตำแหน่งเดียวกันทุกแผ่นงาน วิธีการสร้างเมนูที่ลิงค์ไปยังแผ่นงานต่าง ๆ มีแสดงในวิดีโอข้างล่างนี้

เดี๋ยวนี้ มีกิจการที่ต้องว่าจ้างคนทำงานเป็นกะ ๆ มีคนเข้าออกเป็นประจำ ทำให้การจัดเก็บข้อมูลพนักงานค่อนข้างจะมีปัญหา ต้องเสียเวลาในการจัดทำบัญชีและการคิดค่าจ้าง ผมเขียนงาน Excel ที่ช่วยให้นายจ้างสามารถจัดพนักงานเข้าทำงานเป็นช่วง ๆ พร้อมทั้งจัดเก็บข้อมูล และคำนวณเงินให้ตามอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงที่กำหนด แผ่นงานใช้ง่าย ดาวน์โหลดไปใช้ได้ฟรี  ไปที่แถบดาวน์โหลดและเลือกดาวน์โหลดเองนะครับ สำหรับผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการใช้สูตรที่เกี่ยวข้อง เช่น การใช้สูตรเกี่ยวกับวันที่ เช่น ให้ Excel คำนวณหาวันที่จากวันเริ่มต้นที่กำหนด การหาชื่อวันในสัปดาห์ การจัดทำ drop down list และอื่น ๆ ก็สามารถดาวน์โหลดไปดูตัวอย่างการใช้งานได้ เหมือนกัน ดูวิธีการใช้งานได้จากวิดีโอข้างล่างนี้

วันก่อน มีคนขอให้ช่วยเขียนสูตรสำหรับคำนวณ วันเกษียณ คำนวณอายุ คำนวณจำนวนระยะเวลาที่เหลือก่อนเกษียณ เป็นต้น เขาบอกว่าต้องทำให้กับคุณครูหลายคน คิดด้วยมือไม่ค่อยสะดวก พร้อมทั้งส่งแบบฟอร์มมาให้ด้วย โดยกำหนดวันตัวตั้งเอาไว้ สำหรับการคำนวณด้วย ผมรับปากว่าจะช่วย พอทำเสร็จคิดว่า น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับคนที่ทำหน้าที่บุคลากร หรือเป็นแนวทางในการคำนวณเรื่องของอายุ ก็เลยนำมาไว้ที่นี่ ให้ ดาวน์โหลด กัน การคำนวณอายุ เราใช้ฟังก์ชัน Datedif() รูปแบบการใช้งาน มีดังนี้ =DATEDIF(Date1, Date2, Interval) Date1 คือ วัน เดือน ปี เริ่มต้น ข้อมูลต้องเป็นวันที่นะครับ เช่น 15/6/2551 ถ้าคำนวณหาอายุ ตัวนี้จะใช้เป็น วัน เดือน ปี เกิด Date2 คือ วัน เดือน ปี สิ้นสุด ถ้าคำนวณอายุ ตัวนี้ก็คือวันที่ในปัจจุบัน ส่วนมากจะใช้ฟังก์ชัน today() แต่ดูให้ดีนะครับ ถ้ากำหนดรูปแบบเป็นแบบตะวันตก ต้องบวกด้วย 543 แต่ถ้า Excel2010 กำหนดรูปแบบวันที่เป็นแบบไทย ปีพุทธศักราช ก็แล้วไป สำหรับในแบบฟอร์ม ใช้วันที่ที่กำหนดในเซลล E2 ก็เลยไม่ต้องวิตกเรื่องนี้ (แนะนำให้ ดาวน์โหลดไฟล์ มาศึกษาดูด้วยก็ดี) Interval เป็นรูปแบบที่

โดยปกติ เราไม่สามารถใส่จุดหลังตัวเลขใน Excel ได้โดยตรง โดยเฉพาะในกรณีที่เราต้องการให้หัวข้อ ตัวเลขเรียงลำดับหัวข้อ ถ้ามีจุดต่อท้าย จะทำให้ดูง่ายขึ้น วิธีการใส่จุดหลังหัวข้อ ต้องไปกำหนดรูปแบบของเซลล์ที่ต้องการให้มีจุดตามหลังตัวเลข โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการทั้งหมด จากนั้นจึงคลิกขวา เลือก จัดรูปแบบเซลล์ และเลือกรูปแบบ กำหนดเอง รูปแบบที่ต้องการคือ 0. ก็จะได้ จุดหลังตัวเลขในเซลล์ที่กำหนด ดูวีดีโอประกอบ นะครับ

การสลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์ หรือ Transpose ใน Excel 2010 ทำให้เราทำงานได้รวดเร็วขึ้น ใช้ในหลายกรณี เช่น สลับแถวกับคอลัมน์ ในแผนภูมิ จะช่วยให้ดูแผนภูมิง่ายขึ้น ตรงตามจุดเน้น หรือการนำเสนอข้อมูล ในรูปตาราง ถ้าเปลี่ยนแถวเป็นคอลัมน์ ก็จะดูง่ายขึ้น การนำเสนอข้อมูลตารางนี้ ดูดีมาก ถ้าต้องการเปรียบเทียบผลงานการขายของแต่ละคน แต่ถ้าต้องการ ดูผลงานของแต่ละคน ว่ามีความก้าวหน้าอย่างไร ต้องสลับข้อมูลระหว่างแถวกับคอลัมน์ใหม่ ดังนี้ การสลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์ใน Excel 2010 สามารถทำได้ง่าย โดยเลือกข้อมูล แล้วไปที่ วาง > วางแบบสลับเปลี่ยนแถวกับคอลัมน์ อย่างไรก็ตาม ถ้าเซลล์ที่ต้องการสลับระหว่างแถวกับคอลัมน์ เป็นข้อมูลธรรมดา เราสามารถทำได้ง่าย แต่ถ้าในเซลล์มีสูตร การอ้างอิงจะไม่ถูกต้อง ส่งผลให้ข้อมูลผิดพลาดไปด้วย การแก้ไขต้องกำจัดสูตรออกจากเซลล์ให้หมด แล้วจึงทำการสลับแถวและคอลัมน์ภายหลัง รายละเอียดดูได้จากวิดีโอนี้

แบบสอบถามลักษณะ Rating scale สามารถวิเคราะห์ได้ด้วยโปรแกรม Excel โดยใช้สูตร countif() และการอ้างอิงเซลล์ (Cell Referencing) ทั้งแบบแน่นอน (Absolute Cell Referencing) แบบเชิงสัมพันธ์ (Relative Cell Referencing) และแบบผสม (Mixed Cell Referencing) แบบเชิงสัมพันธ์ (Relative Cell Referencing) คือไม่มีการ lock คอลัมน์ หรือแถว ตำแหน่งของ Cell จะเคลื่อนที่ตามตำแหน่งของเคอร์เซอร์ แบบแน่นอน (Absolute Cell Referencing) เป็นการ lock ทั้งแถวและคอลัมน์ เช่น $A$1 นั่นคือ Cell ที่ถูกเลือก จะไม่เปลี่ยนตำแหน่ง ไม่ว่าเคอร์เซอร์ จะเคลื่อนที่ไปยังที่ใดก็ตาม แบบผสม (Mixed Cell Referencing) เป็นการ lock เฉพาะแถว หรือ คอลัมน์ อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น $A1 (lock คอลัมน์)หรือ A$1 (lock แถว) ความสัมพันธ์ลักษณะนี้ ตำแหน่งของ Cell ที่ถูกเลือก จะเปลี่ยนแปลงตามตำแหน่งของเคอร์เซอร์ ขึ้นอยู่กับการ lock เช่น ถ้า lock แถว เมื่อตำแหน่งของเคอร์เซอร์เลื่อนลงไป ตำแหน่งของ Cell ที่ถูกเลือกจะไม่เปลี่ยน แต่ถ้า ตำแหน่งของเคอร์เซอร์เคลื่อนไปตามแนวนอน ตำแหน่งของ Cell ก็จะตามไปด้วย ตัวอย่างต่อไปนี้ เป็นการแสดงการวิเคราะห์แบบสอ

การย้ายแถวใน Excel ของง่าย ๆ แต่บางทีนึกไม่ถึงเหมือนกัน จากภาพข้างล่าง ต้องการย้ายแถวที่ 3 ไปตำแหน่งอื่น ขั้นแรกลองเลือกทั้งแถว และไปที่เส้นขอบ จากนั้นลากไปไว้ที่อื่น พอปล่อยเมาส์ Excel ตั้งคำถามว่า จะให้ลบของเดิมหรือไม่ ถ้าต้องการลบของเดิม แล้วใช้ของใหม่แทนที่คงไม่ยาก แต่ถ้าต้องการแทรก โดยเลื่อนข้อมูลเดิมลงไปอีก 1 แถว จะทำอย่างไร วิธีการ เลือกทั้งแถว คลิกขวาที่เส้น ลากไปวางในตำแหน่งแถวที่ต้องการ ปล่อยเมาส์ จะมีคำถาม ให้เลือก Shift Down and Move จะได้ข้อมูลใหม่ ดังภาพ ซึ่งจะเห็นว่า แถวที่ 3 มาแทรกอยู่ระหว่างแถวที่ 9 และ แถวที่ 10 โดยที่ข้อมูลเดิมยังอยู่ครบ

การใช้ฟังก์ชัน If ของ Excel ตรวจสอบหลายเงื่อนไข  มีรูปแบบ ดังนี้            If( condition, value_if_true, value_if_false ) เราสามารถตรวจสอบหลายเงื่อนไข โดยการเพิ่ม if เข้าในส่วนที่ไม่เป็นไปตามเงื่อนไข เช่น             If( condition, value_if_true, If( condition, value_if_true, value_if_false ) ) ตัวอย่าง             =IF(MID(A1,1,3)="นาย","นาย",IF(MID(A1,1,3)="นาง","นาง","")) ถ้ามีการตรวจสอบหลายครั้ง การใช้ฟังก์ชัน if จะไม่ค่อยสะดวก เพราะตรวจสอบยากมาก เนื่องจากข้อความที่เขียนจะยาวมาก ต้องตรวจสอบหลายครั้งกว่าที่จะทำได้ถูกต้อง ทางออกอย่างหนึ่งที่ง่ายกว่า คือการใช้ VBA ช่วย โดยสร้างฟังก์ชันขึ้นใช้เอง และใช้ if หรือ Select caseตรวจสอบเงื่อนไข จะทำให้สะดวกกว่า เช่น     if (เงื่อนไขที่ 1) then         ..............................     elseif (เงื่อนไขที่ 2) then         ..............................     elseif (เงื่อนไขที่ 3) then         ...............................     elseif (เงื่อนไขที่ 4) then         ............